di Avv. Barbara Carnio

APF ha sempre dedicato spazio ed attenzione al mondo della scuola (ad es. con il Progetto Scuola e con il numero speciale a ciò dedicato del febbraio del 2019 https://www.avvocatipersonefamiglie.it/pagine/dettaglio.php?dett=213). Segnaliamo quindi che lo scorso mese di maggio il Garante per la tutela dei dati personali ha pubblicato una nuova edizione del vademecum “La scuola a prova di privacy”.

Si tratta di uno strumento di consultazione per gli studenti, le famiglie ed il personale scolastico con la finalità di “chiarire dubbi o fraintendimenti legati al trattamento dei dati nelle istituzioni scolastiche”, nonché di fornire “alcune indicazioni e suggerimenti su come aiutare i più giovani a tutelarsi di fronte ai rischi connessi allo sviluppo del mondo digitale”.

Una prima edizione del documento era stata pubblicata nel 2016, ma le novità intervenute nel contesto educativo/ formativo e l’innovazione tecnologica che oggi caratterizza anche il mondo dell’istruzione, ne hanno resa opportuna la revisione e l’allineamento con il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali adottato il 27.04.2016, pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione Europea il 04.05.2016, entrato in vigore il 24.05.2016 ed operativo a partire dal 25.05.2018.

Anche in ambito scolastico, infatti, è fondamentale tutelare la riservatezza e la dignità di tutte le persone che vengono a contatto con l’ambiente.

Il nuovo vademecum è composto da cinque parti e da due appendici.

La prima parte è dedicata alle “Regole Generali”: “tutte le scuole hanno l’obbligo di far conoscere agli interessati (studenti, famiglie, docenti e altro personale) come vengono trattati i loro dati personali” usando nell’informativa un linguaggio che sia “facilmente comprensibile anche dai minori”.

Particolare attenzione viene dedicata ai c.d. “dati sensibili”. Ad esempio “i dati che rilevano le origini razziali ed etniche possono essere trattati dalla scuola per favorire l’interazione degli alunni stranieri”; i “dati che rivelino le condizioni religiose” possono essere utilizzati “al fine di garantire la libertà di culto e per la fruizione dell’insegnamento della religione cattolica o delle attività alternative a tale insegnamento”. Anche i “dati relativi alla salute possono essere utilizzati per l’adozione di specifiche misure di sostegno o strumenti di ausilio …, per la gestione delle assenze per malattia, per l’insegnamento domiciliare e ospedaliero … per la partecipazione alle attività sportive, alle visite guidate e ai viaggi di istruzione…”.

Quando agisce come datore di lavoro, invece, la scuola è tenuta a trattare i dati nel rispetto delle norme di settore che regolano il singolo rapporto di lavoro e, di regola, il solo consenso del lavoratore (considerato lo squilibrio tra le parti del rapporto) non può costituire un valido presupposto su cui fondare il trattamento. Inoltre, la scuola nel trattare i dati dei lavoratori è tenuta ad adottare “misure tecniche e organizzative per prevenire la conoscibilità ingiustificata di dati personali dei propri dipendenti a soggetti terzi (famiglie, studenti, OO.SS, altri soggetti)” e di altri dipendenti che non siano specificamente autorizzati.

Ovviamente anche in ambito scolastico è garantito a ciascuno il diritto di accesso alle informazioni che lo riguardano, per ottenere le quali potrà rivolgersi al “titolare del trattamento” (in generale l’istituto scolastico) anche per il tramite del Responsabile della Protezione dei Dati.

La seconda parte è intitolata “Vita dello studente” e riguarda i dati sensibili dei minori.

Le indicazioni di tale sezione sono state elaborate tenendo conto anche della casistica giurisprudenziale.

Così, ad esempio, per il vademecum non lede la privacy l’insegnante che assegna agli alunni lo svolgimento di temi in classe riguardanti il loro mondo personale o familiare: se li legge in classe ciascun insegnante deve, però, avere la capacità e la sensibilità di trovare “il giusto equilibrio tra le esigenze didattiche e la tutela dei dati personali”. Va, in ogni caso, sempre tenuto in considerazione “l’interesse primario del minore e le eventuali conseguenze, anche sul piano relazionale, che potrebbero derivare dalla conoscibilità/circolazione di informazioni personali o vicende familiari dell’alunno all’intero della classe o della comunità scolastica”.

Quanto ai voti: non possono essere pubblicati on-line (ad eccezione degli esiti degli esami di Stato soggetti ad uno specifico regime di pubblicità).

La scuola deve prestare particolare attenzione agli alunni e studenti fragili o con disturbi specifici dell’apprendimento: non vanno mai diffusi - nemmeno per mero errore materiale - i dati relativi alla salute. E’ necessario che solo i soggetti legittimati dalla normativa scolastica e di settore siano a conoscenza dei dati degli allievi fragili o con DSA.

Gli enti locali che offrono il servizio mensa possono trattare i dati particolari degli alunni solo se “indispensabili per la fornitura di pasti” (ad esempio se vi sono particolari richieste motivate da condizioni di salute o da particolari dettami religiosi).

La terza parte è dedicata al “Mondo connesso e nuove tecnologie” ed affronta la problematica di cyberbullismo e gli “altri fenomeni di rischio”.

Nel vademecum si legge, tra l’altro, che “i giovani devono essere consapevoli che le proprie azioni in rete possono produrre effetti negativi anche nella vita reale per un tempo indefinito. Troppi ragazzi, insultati, discriminati, vittime di cyberbulli, soffrono, possono essere costretti a cambiare scuola o, nei casi più tragici, arrivare al suicidio. E’, quindi, estremamente importante prestare attenzione in caso si notino comportamenti anomali e fastidiosi su un social network, su sistemi di messaggistica istantanea o su siti che garantiscono comunicazioni anonime”. In questi casi “occorre avvisare subito i compagni, i professori, le famiglie”.

Viene chiesto ai genitori di prestare attenzione nella condivisione on-line dei contenuti che riguardano i loro figli, perché postare foto e video dei momenti di vita dei minori “contribuisce a definire l’immagine e la reputazione on line”: non va dimenticato che quanto pubblicato on line o condiviso nelle chat di messaggistica condivisa rischia di non essere più nel controllo di chi fa la prima pubblicazione.

Per l’uso dei sistemi di didattica a distanza la scuola non è tenuta a chiedere il consenso al trattamento dei dati a studenti, genitori e docenti ma va, in ogni caso, garantita la trasparenza informando gli interessati sulle caratteristiche essenziali del trattamento effettuato.

La quarta parte riguarda la “Pubblicazione on-line”: le scuole non devono rendere accessibili informazioni che dovrebbero restare riservate, né mantenerle on-line oltre il tempo consentito.

Non è, ad esempio, consentita la diffusione sul sito web istituzionale dei dati relativi alla composizione delle classi perché la diffusione dei dati personali è lecita solo se prevista dalle disposizioni di settore. I nomi degli studenti distinti per classe possono essere resi noti “tramite apposita comunicazione all’indirizzo e-mail fornito dalla famiglia in fase di iscrizione” solo per le classi prime. Per le classi successive l’elenco alunni può essere reso disponibile nell’area del registro elettronico a cui accedono tutti gli studenti della classe di riferimento. E’ ammessa in via residuale la pubblicazione dei nominativi degli studenti distinti per classe nel tabellone esposto nella bacheca scolastica. In ogni caso vanno riportati solo i nominativi senza alcuna informazione relativa allo stato di salute o ad altri dati personali non pertinenti (es: luogo e data di nascita, ecc.).

Non è consentita la pubblicazione del nome degli alunni i cui genitori sono in ritardo nel pagamento della retta o del servizio mensa e non può essere diffuso l’elenco degli studenti che usufruiscono gratuitamente di tale servizio, perché appartenenti a famiglie con reddito minimo o a fasce deboli. E non devono essere pubblicati i nominativi degli alunni che usufruiscono del servizio di scuolabus perché “può rendere i minori facile preda di eventuali malintenzionati”.

La quinta ed ultima parte è intitolata “Videosorveglianza e altri casi”.

Sistemi di videosorveglianza possono essere installati nelle scuole “quando risulti indispensabile per tutelare l’edificio e i beni scolastici”. Le riprese devono essere circoscritte alle sole aree interessate (ad esempio quelle soggette a furti ed atti vandalici) evitando di interferire sia con “l’armonico sviluppo della personalità dei minori in relazione alla loro vita, al loro processo di maturazione e al loro diritto all’educazione, sia con la libertà di scelta dei metodi educativi e d’insegnamento”. Così, ad esempio, le telecamere posizionate all’interno dell’istituto dovranno essere attivate solo al termine delle attività scolastiche ed extrascolastiche.

Infine, le due appendici: “Parole Chiave” (con il significato da attribuire ad alcuni termini tipici della normativa sul trattamento dei dati personali quali “comunicazione”, “consenso”, “dato personale”, categoria particolari di dati personali”, “diffusione”, “informativa”, “interessato”, “reclamo”, “segnalazione”, “responsabile del trattamento”, “titolare del trattamento” e “trattamento”) e “Per Approfondire” con l’indicazione dei documenti inerenti i temi trattati dal vademecum pubblicati sul sito del Garante Pr: www.gpdp.it.